Tính năng nâng cấp cơ sở dữ liệu Base trong Larksuite

Tổng quan

Tính năng nâng cấp cơ sở dữ liệu Base là một tính năng mới giúp mở rộng đáng kể khả năng lưu trữ và quản lý dữ liệu trong Larksuite Base. Tính năng này hiện đang trong giai đoạn thử nghiệm (beta) và mang lại nhiều cải tiến quan trọng cho người dùng có nhu cầu xử lý dữ liệu lớn.

Lợi ích chính khi nâng cấp

1. Tăng dung lượng lưu trữ

• Trước nâng cấp: Mỗi bảng chỉ chứa tối đa 20.000 hàng
• Sau nâng cấp: Có thể lưu trữ lên đến 200.000 hoặc 1.000.000 hàng trong một bảng

2. Tính năng Time Machine (Máy thời gian)

Đây là tính năng độc đáo cho phép:

• Xem lại lịch sử thay đổi dữ liệu theo thời gian
• Lọc các hành động theo người chỉnh sửa
• Khôi phục lại phiên bản trước đó của cơ sở dữ liệu
• Giảm thiểu rủi ro mất dữ liệu quan trọng

Điều kiện để nâng cấp

Để đủ điều kiện nâng cấp, cơ sở dữ liệu của bạn cần đáp ứng các tiêu chí sau:

1. Số lượng hàng: Ít nhất một bảng phải có từ 10.000 hàng trở lên
2. Trường công thức: Không quá 100 trường công thức trong một bảng
3. Thời gian tạo: Base phải được tạo sau tháng 4 năm 2023
4. Yêu cầu phiên bản:
   • Di động: Lark phiên bản 7.24 trở lên
   • Máy tính: Không yêu cầu phiên bản cụ thể

Cách thực hiện nâng cấp

Bước 1: Liên hệ hỗ trợ

Liên hệ với bộ phận hỗ trợ Lark hoặc người quản lý khách hàng để yêu cầu quyền truy cập vào chương trình thử nghiệm

Bước 2: Kiểm tra điều kiện

Mở Base cần nâng cấp và kiểm tra xem có đáp ứng đủ điều kiện không

Bước 3: Thực hiện nâng cấp

1. Mở Base đủ điều kiện
2. Nhấn vào biểu tượng ba chấm ở góc trên bên phải
3. Chọn "About New Base"
4. Nhấn "Upgrade to New Database"

Bảng so sánh chi tiết giữa phiên bản cũ và nâng cấp

Tính năng	Cơ sở dữ liệu nâng cấp	Cơ sở dữ liệu cũ
Đếm tự động	Di chuột qua phần dưới cùng của base và chọn phương thức tính toán tương ứng để hiển thị số đếm.Lưu ý: Chỉ khả dụng cho người có quyền chỉnh sửa, không áp dụng cho người chỉ có quyền xem.	Hiển thị mặc định trong base
Kết nối dữ liệu	Không hỗ trợ đồng bộ 200.000 hàng dữ liệu	Có hỗ trợ. Có thể đồng bộ tối đa 50.000 hàng dữ liệu
Tạo bản sao	Không hỗ trợ	Hỗ trợ cho base có tối đa 50.000 hàng
Văn bản được dán vào trường liên kết một chiều và hai chiều tự động chuyển thành bản ghi liên kết	Không hỗ trợ	Có hỗ trợ
Chuyển đổi trường văn bản thành trường liên kết một chiều hoặc hai chiều, với các bản ghi mới được tạo trong bảng liên kết dựa trên giá trị trong trường văn bản	Không thể tạo bản ghi mới trong bảng liên kết dựa trên giá trị trong trường văn bản	Có thể tạo bản ghi mới trong bảng liên kết dựa trên giá trị trong trường văn bản
Sao chép bảng	Hỗ trợ sao chép cấu trúc bảng, nhưng không thể sao chép nội dung	Hỗ trợ sao chép cấu trúc bảng và nội dung lên đến 50.000 hàng
Thay đổi quy tắc tính toán cho công thức	• Nếu một trường được tham chiếu bởi công thức đã bị xóa, sẽ trả về lỗi #REF!• Phát hiện tham chiếu vòng. Nếu có logic tham chiếu lẫn nhau giữa các công thức, sẽ trả về lỗi #CIRCLE!• Hàm FILTER, thứ tự kết quả tra cứu có thể thay đổi. Các thuật toán khác nhau được sử dụng cho engine nâng cấp và cũ có thể dẫn đến thay đổi thứ tự kết quả cho FILTER và kết quả của LAST, FIRST, và NTH.• Các hàm ngẫu nhiên (RandomItem, RandomBetween) và các thuật toán seed ngẫu nhiên khác được cập nhật. Kết quả sẽ được làm mới sau khi nâng cấp.	Không có

Các thay đổi quan trọng cần lưu ý

1. Thay đổi về giao diện và tương tác

• Tính năng đếm tự động không còn hiển thị mặc định mà cần thao tác di chuột
• Chỉ người có quyền chỉnh sửa mới thấy được tính năng đếm tự động

2. Hạn chế về sao chép và nhân bản

• Không thể tạo bản sao của toàn bộ Base sau khi nâng cấp
• Chỉ có thể sao chép cấu trúc bảng, không sao chép được dữ liệu

3. Thay đổi về liên kết và chuyển đổi trường

• Mất khả năng tự động chuyển văn bản thành bản ghi liên kết
• Không thể tạo bản ghi mới trong bảng liên kết khi chuyển đổi từ trường văn bản

4. Cải tiến về xử lý lỗi công thức

• Hệ thống báo lỗi rõ ràng hơn với #REF! và #CIRCLE!
• Phát hiện và ngăn chặn tham chiếu vòng trong công thức

Câu hỏi thường gặp

Tại sao tôi không thấy nút nâng cấp?

• Base của bạn có thể được tạo trước tháng 4 năm 2023
• Bạn chưa được cấp quyền tham gia chương trình thử nghiệm

Tại sao tôi thấy nút nhưng không thể nâng cấp?

Có thể do:

• Chưa có bảng nào đạt 10.000 hàng
• Có quá nhiều trường công thức (vượt quá 100 trường trong một bảng)
• Base được tạo trước tháng 4 năm 2023

Tôi có thể quay lại phiên bản cũ không?

Sau khi nâng cấp, bạn không thể quay lại phiên bản cũ. Tuy nhiên, tính năng Time Machine cho phép bạn khôi phục dữ liệu về trạng thái trước đó.

Lời khuyên khi nâng cấp

Trước khi nâng cấp:

1. Sao lưu dữ liệu quan trọng: Xuất dữ liệu ra file Excel hoặc CSV
2. Kiểm tra công thức: Đảm bảo không có quá 100 trường công thức trong một bảng
3. Thông báo cho team: Chuẩn bị tài liệu hướng dẫn về các thay đổi

Sau khi nâng cấp:

1. Kiểm tra các công thức: Xem có lỗi #REF! hoặc #CIRCLE! không
2. Hướng dẫn về Time Machine: Đào tạo nhân viên cách sử dụng tính năng khôi phục
3. Điều chỉnh quy trình làm việc: Cập nhật các quy trình liên quan đến sao chép và liên kết dữ liệu

Kết luận

Tính năng nâng cấp cơ sở dữ liệu Base là một bước tiến quan trọng cho người dùng Larksuite có nhu cầu quản lý dữ liệu lớn. Mặc dù có một số hạn chế so với phiên bản cũ (như không thể sao chép nội dung bảng), nhưng khả năng lưu trữ lên đến 1 triệu hàng và tính năng Time Machine mang lại giá trị vượt trội cho các doanh nghiệp đang phát triển. Hãy cân nhắc kỹ nhu cầu thực tế và chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi thực hiện nâng cấp.